Piilota X Palauta

Jäätkö ylitöihin täyttämään ylityöraportteja?

Kolumnit Kommentoi

Taloussanomat julkaisi huhtikuussa jutun, jossa asiantuntijat pohtivat, miksi yhä useampi palkansaaja on perustyönsä rinnalla myös oma sihteerinsä.

Syyt olivat selkeitä. Uusi tekniikka on mahdollistanut muun muassa työaikaraportoinnin, matkalaskujen teon, matkojen järjestelyn, erilaisten esitysten valmistelemisen ja pöytäkirjojen pidon siirtämisen sihteereiltä työntekijöille.

Tekniikan kehittyminen on parantanut myös yhteydenpitomahdollisuuksia.

Enää kollegalle ei tarvitse soittaa tai edes mailata; aina voi chatata, skypettää tai kutsua videoneuvotteluun, suljettuun Facebook-ryhmään, asiantuntijoiden pilvipalveluun tai pyytää täyttämään jaettua Google-dokumenttia. Myös iltaisin ja vapaa-aikana.

Pahimmillaan tämä johtaa tilanteeseen, jossa työntekijä joutuu valitsemaan, tekeekö hän työaikanaan varsinaista työtään vai täyttääkö ilmoituksia ja raportteja, vastailee viesteihin ja yrittää selvittää, mikä palaveri oli sovittu keskiviikoksi kello 11 ja mikä hoidettiinkin skypellä.

Harva meistä voi töissä keskittyä tekemään vain sitä, josta pitää ja jossa on vahvimmillaan. Useimpien arkeen kuuluu myös rutiineita, jotka on yksinkertaisesti vain tehtävä alta pois.

Palaverit, sähköpostiketjut ja raportit eivät nekään ole pahasta.

Ne nopeuttavat päätöksentekoa, auttavat ratkaisemaan työssä vastaan tulevia ongelmia ja selkeyttävät työpaikan työnjakoa.

Ongelmien kanssa ei tarvitse painia yksin, koska apua löytyy näppärästi läheltä ja palautetta voi pyytää silloin, kun kollegalle sopii.

Yhtä kokousta tai koulutusta varten ei tarvitse matkustaa tuntikausia junassa, koska työkaveri voi neuvoa asian 15 minuutissa suoraan omalta koneeltaan tai siirtää tarvittavan materiaaliin suoraan serverille.

Eikä palavereita enää käytetä yhteisen tausta-aineiston sisälukuharjoituksiin, koska kaikki ovat ehtineet lukea materiaalin ennen kokousta.

Turhat kokoukset, joutavat meilit ja loputtomat pöytäkirjat toimivat kuitenkin päinvastoin.

Niiden vuoksi työntekijä joutuu toistuvasti arvailemaan, mitä hänen pitäisi tehdä, milloin ja miksi – ja mikä hanke on lopulta etusijalla.

Työntekijä tuntee olevansa riittämätön, koska hänen toimenkuvansa on loputon. Työ ei lopu koskaan, koska sille ei ole asetettu selkeitä tavoitteita ja määräaikoja.

Kun seuraavan kerran istut kokouksessa, jonka päätteeksi huokaat helpotuksesta, kun pääset vihdoin oikeisiin töihin, pysähdy siihen ja mieti, käveletkö helpottuneena työpisteellesi vai kipaisetko esimiehesi kiinni ja kysyt, ehtisikö tämä vaihtaa muutaman sanan.

Jos et nimittäin sitä tee, maailma ei välttämättä koskaan muutu – eikä yksikään turha kokous, joutava raportti tai turha sähköpostiketju katoa meilistäsi, vaikka vain sulkisit koneesi ja lähtisit kotiin.

 

Käyttäjän Silja Tenhunen kuva
Silja Tenhunen

Kommentit

Osallistu keskusteluun

Tämän kentän sisältö pidetään yksityisenä eikä sitä näytetä julkisesti.
  • Kirjoita rakentavasti, asiallisesti ja keskustelua edistävästi.
  • Älä esitä sukupuoleen, ikään, syntyperään, kieleen, uskontoon, vammaisuuteen tai henkilökohtaisiin ominaisuuksiin kohdistettuja asiattomuuksia.
  • Älä levitä huhuja tai valheita.
  • Käytä asiallista ja hyvää kieltä, älä kiroile.
  • Älä yllytä rikokseen tai väkivaltaan.
  • Älä laita viestiisi linkkejä laittomaan tai epäasialliseen materiaaliin.
  • Älä mainosta.
  • Älä käytä ylipitkiä lainauksia. Jos lainaat jotain toista kirjoittajaa tai sivustoa, mainitse lähde.