Priorisointi on kaiken pahan alku, silti se on välttämätöntä - opi tärkein järjestelysääntö

Johtamisaktivisti Toni Hinkka

Miten sinä priorisoit? Itsekkäästi vai anteliaasti? Miten toivoisit muiden priorisoivan?

Priorisoinnista puhutaan minun piireissäni paljon. Siis siitä, missä järjestyksessä kiivetään valtavaa tekemisten vuorta.

Mitään yleispätevää priorisointisääntöä tuskin voi antaa. Ihmiset, työt ja työpaikat ovat niin erilaisia. Kaupoissa on luonnollista palvella jonossa ensimmäisenä olevia. Vaan tietotyössä ei tällaisia jonoja voida välttämättä tunnistaa lainkaan.

Kivipurkkimalli

Yksi suosittu viitekehys on kivipurkkimalli. Tarinassa professori näyttää oppilailleen lasipurkin ja joukon erikokoisia kiviä. Jos kivet laittaa purkkiin järjestyksessä pienimmistä suurimpiin, eivät ne sinne mahdu. Kun taas aloittaa suurimmista, valuvat pienemmät jääneisiin rakosiin ja kaikki mahtuvat mainiosti. Opetus: Tee ensin tärkeimmät ja sitten vasta vähemmän tärkeät.

Näin se varmaan on, mutta miten tunnistaa tärkeimmät vähemmän tärkeistä.

Asiakkaat ensin

Toinen yleinen malli on palvella ensin niitä, jotka jo ovat asiakkaita – siis heitä, joita voi laskuttaa. Vasta tämän jälkeen tulevat potentiaaliset asiakkaat ja omat kollegat.

Tämäkin varmaan toimii tiettyyn rajaan asti ja pitää asiakkaat tyytyväisinä. Ainakin ne omat. Vaan voi olla, että kollegan asiakas saa huonompaa palvelua, koska kollegasi ei saa sinulta välttämätöntä apua oman asiakkaansa palvelemiseksi.

Vireys

Kolmas näkökulma on oma vireysrytmi. Ihmisillä paras vireys on eri aikoihin päivästä. Vireysaikaan kannattaisi kohdistaa työt, jotka vaativat eniten keskittymistä ja luovuutta. Minä esimerkiksi teen kaikki kirjoitustyöt heti aamusta, koska silloin teksti syntyy hetkessä laadukkaasti.

Täysillä ei pysty kukaan paahtamaan jatkuvasti. Kun keskittyminen alkaa herpaantua, kannattaa tehdä jotain palauttavaa. Se voi olla vähän keskittymistä vaativaa tai kaikkein kivoimpien hommien hoitamista.

Paras priorisointijärjestys on varmaan sekoitus yllämainituista. Valitse niistä itsellesi paras.

Minulla on vielä yksi tärkeä priorisointisääntö:

Teen aina ensi tilassa ne tehtävät, jotka vaikuttavat muiden tekemisiin.

Pullonkaulaksi toisten onnistumiselle ei saa olla.

Toni Hinkka

Kirjoittaja on johtamisen ammattimentori

P.S. Luotettavuus ja priorisointi kulkevat vahvasti käsi kädessä. Lue luotettavuusblogi tästä

Mitä tunnetta artikkeli sinussa herättää? Ilmaisemalla tunteesi näet toisten reaktiot.

Keskustelu

Etusivulla nyt

  1. Pursuileva jäteastia pakotti lapsiperheen pitämään roskia kotona – "Olemme sitten odottaneet pari päivää"
  2. ”Ei tule holtitonta juottolaa” – Senaatintorin jättiterassia suunnitellaan nyt kiivaasti, tavoitteena saada pian auki
  3. Pikaruokaketju avaa 60 hengen terassin huikealle paikalle Helsinkiin– "Tuohon kun saisi ravintolan"
  4. Kaupunki antoi tiukan vaatimuksen pyöräilijöille Helsingissä – "Joko ajaminen loppuu tai..."
  5. Länsimetron asemien valaistus saanut kansaivälistä huomiota – voitti pohjoismaisen kilpailun
  6. Mari Skool: Sivarit komennetaan koronarintamalle
  7. Kolumni: Liikunnan puolitettu ilo
  8. Päätoimittaja Kannala: Rahoitetaanko HSL:n kriisiä ruuhkamaksuilla?
  9. Päätoimittaja Kannala: Korona ajaa HSL:n kuntapolitiikan keskiöön
  10. Lässytätkö lemmikillesi? Voit voittaa SM-tittelin ja lemmikille vuoden ruoat – Arttu Wiskari, Eevi Teittinen ja kumppanit avaavat kisan
  11. Tunnistatko tätä miestä? – "espanjalainen asunnonomistaja" huijannut ainakin neljää vuokra-asunnon etsijää Helsingissä ja kysellyt asuntoja myös Turusta ja Tampereelta
  12. "Oli aika vilkas yö" – Mäkkylän räjähdys aiheutti mittavan poliisioperaation, jota naapuri seurasi parvekkeeltaan
  13. THL:ltä uusi karttasovellus: Täällä ihmisillä on koronaoireita – Suuret kaupungit ja kaksi sairaanhoitopiiriä erottuvat joukosta
  14. Helsinkiläisen Saara Arvan katoamista tutkitaan henkirikoksena, mutta ruumista ei ole löytynyt ja poliisi joutui vapauttamaan epäillyn
  15. SAK: Nuorille tarjolla nyt roimasti vähemmän kesätöitä kuin viime vuonna, mutta vielä kannattaa yrittää

Näytä lisää

Luetuimmat

  1. Pikaruokaketju avaa 60 hengen terassin huikealle paikalle Helsinkiin– "Tuohon kun saisi ravintolan"
  2. Tunnistatko tätä miestä? – "espanjalainen asunnonomistaja" huijannut ainakin neljää vuokra-asunnon etsijää Helsingissä ja kysellyt asuntoja myös Turusta ja Tampereelta
  3. Kaupunki antoi tiukan vaatimuksen pyöräilijöille Helsingissä – "Joko ajaminen loppuu tai..."
  4. THL:ltä uusi karttasovellus: Täällä ihmisillä on koronaoireita – Suuret kaupungit ja kaksi sairaanhoitopiiriä erottuvat joukosta
  5. Yllätyskaupat! Stadin Panimo pelasti konkurssioluet – osti arvostetun pienpanimon
  6. T24: Koronarajoitusten höllentäminen ei auttanut – Moni kesätapahtuma on jouduttu perumaan Virossa
  7. T24: Tallinnan hotellit ja ravintolat odottavat malttamattomina suomalaismatkailijoita – Tärkeä kesäsesonki lyhenee päivä päivältä
  8. T24: Viro on automaattien luvattu maa – Automaatista voi Tallinnassa ostaa kukkia ja apteekkituotteita
  9. Etätyöt toivat iljettävän vaaran putkistoihin – muista 2 minuutin sääntö, kun valutat vettä
  10. T24: Virossa höllennetään taas koronarajoituksia – Muutokset tulevat voimaan kesäkuussa
  11. THL avasi karttasovelluksen – Näyttää varmistuneet koronavirustartunnat kartalla, kertoo myös kuntakohtaiset tiedot, sairastuneiden iän ja sukupuolen
  12. Helsinkiläisen Saara Arvan katoamista tutkitaan henkirikoksena, mutta ruumista ei ole löytynyt ja poliisi joutui vapauttamaan epäillyn
  13. Asukkaat alkoivat vältellä Mustikkamaata ja Isoisänsiltaa – arkkitehti ei sulje pois varoituskylttejä tai kaistaviivoja
  14. Pyörätuolissa istunut mies putosi maahan törmäyksessä – punaisen skootterin kuljettaja edelleen karkuteillä
  15. Nuorilta kaahareilta kortit kuivumaan – Tuusulanväylällä nopeutta 160 km/h

Näytä lisää

Tilaa uutiskirje

Kun tilaat uutiskirjeen, saat päivittäin sähköpostiisi tärkeimmät paikalliset uutiset. Uutiskirje lähetetään sähköpostiisi joka päivä kello 14.