Taloyhtiö: Etäyhteys lisäsi osallistujien määrää kevään kokouksissa.
Taloyhtiöiden kokoukset ovat aiempaa lyhyempiä ja osakkaiden osallistujamäärä on isompi. Näin kuvailee isännöitsijä Jaani Wahlman muutosta, jonka koronaepidemia ja sitä seuranneet etäkokoukset aiheuttivat tänä keväänä.
– Olen järjestänyt nyt muutaman kokouksen etäyhteydellä. Olen huomannut, että osakkeiden määrällä mitattuna osallistujia on voinut olla viidennes tavallista enemmän. Aikaisemmin kokous saattoi kestää kolmekin tuntia. Nyt asiat käsitellään nopeammin. Palaute on ollut positiivista.
Wahlmanin Isännöintivelho-yritys isännöi Helsingissä 12 taloyhtiötä. Wahlman järjestää kokoukset Herttoniemen toimistosta käsin.
Lain mukaan yhden osakkaan on oltava fyysisesti siinä tilassa, mikä kokouskutsussa on ilmoitettu. Usein tämä henkilö on hallituksen puheenjohtaja, joka istuu taloyhtiön kerhohuoneessa. Pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti.
Wahlman ymmärtää, että osa vanhemmista osakkaista saattaa jäädä pois kokouksesta, jos heillä ei ole käytössä tarvittavaa tekniikkaa.
– Olen pitänyt osallistumiskynnyksen matalalla. Käytämme Microsoft Teamsia. Sen käyttö onnistuu verkkoselaimella ilman ohjelman asentamista.
Palaute oli positiivista.
Kokouskutsussa on osallistumisohjeet ja linkki, joka avaa etäyhteyden kokouspaikalle.
– Käytössäni on myös ohjelmisto suljetun lippuäänestyksen järjestämiseen. Ennen varsinaista kokousta taloyhtiöissä on järjestetty vapaaehtoinen harjoituskokous.
Osakkaiden ristiinhuutelu arvelutti Wahlmania etukäteen.
– Kokouksen alussa kerron, että suljen kaikkien mikrofonit. Puheenvuoroa pyydetään chat-kentässä, jota puheenjohtaja seuraa. Kun puheenvuoro on myönnetty, osallistuja voi kytkeä mikrofonin päälle.
Asioiden välissä pidetään taukoja, jolloin osallistujilla on mahdollisuus kirjoittaa kommentteja.
– Kirjallisia kommentteja tuleekin enemmän, koska kynnys suun avaamiseen voi olla normaalia isompi. Kokouksissa ei ole pidetty videoyhteyttä päällä, ettei yhteys kuormitu.
Etäosallistuminen on ollut laillista vuodesta 2010 lähtien. Mahdollisuutta on mietitty Wahlmanin yrityksessä pitkään.
Hän uskoo, että fyysiset yhtiökokoukset palaavat koronaepidemian jälkeen, mutta jatkossa niihin tarjotaan myös etäosallistumismahdollisuus.
– Monen helsinkiläisen taloyhtiön osakkaita asuu esimerkiksi Tampereella. Etäyhteydet helpottavat heidän osallistumistaan huomattavasti.
– Hallitusten kokouksia tullaan pitämään aiempaa useammin vain etänä, Wahlman kertoo.
Isossa osassa taloyhtiöitä yhtiökokous tulee järjestää kesäkuun loppuun mennessä. Suomen hallituksen ehdottaman poikkeuslain odotetaan antavan kuitenkin lisäaikaa syksylle.
Kiinteistöliitossa on jo huomattu, että moni taloyhtiö on siirtänyt kokouksen pitämistä tuonnemmaksi.
– Tavallisesti näihin aikoihin meillä on paljon asiantuntijakeikkoja taloyhtiön kokouksiin. Nyt niitä on peruttu. Se osoittaa, kuinka paljon kokouksia on siirretty eteenpäin, sanoo Suomen kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.
Suomessa ei voi järjestää yli kymmenen hengen fyysisiä kokoontumisia koronarajoitusten vuoksi.
– Jos paikalle tulee kuitenkin enemmän kuin kymmenen ihmistä, kokous perutaan ja se täytyy järjestää myöhemmin uudelleen. Tällaisia tilanteita ei ole onneksi tullut vielä vastaan, hän sanoo.
Pynnönen tietää muutamia taloyhtiöiden etäkokouksia, jotka on jouduttu mitätöimään virheiden vuoksi.
– Virheet ovat liittyneet siihen, ettei kokouskutsussa ole ilmoitettu kokouksen fyysistä paikkaa.