Helsingin palkanmaksukaaoksen taustalta näyttää paljastuvan tulipalokiire. Hoppu alkoi viimeistään vuonna 2020, kun viisi vuotta kestänyt projekti ohjelmistoyhtiö CGI:n kanssa epäonnistui. Tarkoituksena oli päivittää vuonna 1984 käyttöönotettu hr- ja palkanmaksujärjestelmä Hijat.
Uudeksi järjestelmäksi valitun Sarastian käyttöönottoon jäi aikaa vain pari vuotta, koska Hijatin tuki päättyy vuoden 2022 lopussa.
Kansliapäällikkö Sami Sarvilinna hyväksyi Sarastian hankinnan marraskuussa 2020.
– Kaupungin on varmistettava palkanmaksun häiriötön jatkuminen ja hankittava korvaava soveltuva järjestelmä käyttöön mahdollisimman nopealla aikataululla, päätöksessä luki.
Helsingin digitalisaatiojohtaja Mikko Rusama sanoo, että kaksi vuotta olisi pitänyt olla riittävä aika. Espoo oli Helsingin kanssa samassa tilanteessa ja otti Sarastian käyttöön jo aikaisemmin.
– Sarastia nousi keskusteluissa ensimmäisen kerran esiin alkuvuonna 2020. Kyllä tässä aikaa oli. Espoo teki sen huomattavasti nopeammin, eikä sillä ollut alussa merkittäviä ongelmia. Tarkoitus oli, että Espoo Suomen toiseksi suurimpana kuntana saa hiottua järjestelmät kuntoon ja Helsinki tulee perässä.
Olisiko ongelmilta vältytty, jos Sarastian käyttöönottoon olisi ollut aikaa vuosi tai kaksi enemmän?
– Ei se ajan kanssa aina parane. Vaikea sanoa, miten paljon lisäaika olisi auttanut, Rusama sanoo.
Sarastian käyttöönoton ongelmat alkoivat valjeta Helsingin kaupungille loppukesästä 2021. Hankepäällikön ehdotuksen pohjalta Sarvilinna valtuutti Rusaman tilaamaan lisäkehitystöitä, koska ”Helsinki on tunnistanut järjestelmässä puutteita ja kehitystarpeita”. Muun muassa Sarastialta tarvittiin lisäkoulutusta, koska kaupungin resurssit eivät olleet riittäviä. Käyttöönoton tietyt vaiheet olivat vaatineet enemmän työtä kuin alkuperin arvioitiin.
Sarastia oli tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2022 alussa. Käyttöönottopäivä siirtyi kuitenkin kolmella kuukaudella, koska ”järjestelmä ei ollut teknisesti valmis.”
Rusama ja henkilöstöjohtaja Nina Gros sanovat, että vaihtoehtoina olisi ollut lykätä käyttöönottoa myöhemmäksi alkukesään tai loppuvuoteen.
Olisiko koulutukseen jäänyt enemmän aikaa, jos käyttöönotto olisi ollut vasta syksyllä?
Varmasti olisi tullut koulutukselle enemmän aikaa.
– Varmasti olisi tullut koulutukselle enemmän aikaa. Mutta sitten vastassa olisivat olleet toisenlaiset riskit, Gros viittaa vanhan järjestelmän tuen loppumiseen.
– Loppuvuodesta olisi jäänyt erittäin vähän aikaa vakauttaa järjestelmiä, koska joululomat tulisivat vastaan, Rusama sanoo.
Toukokuussa ongelmana olisivat Grosin mukaan olleet alkavat kesälomat.
Lopulta Sarastia otettiin käyttöön 1. huhtikuuta.
– Se katsottiin siinä tilanteessa järkeväksi. Kriteerit käyttöönotosta täyttyivät, Rusama kertoo.
Sarastia Oy on kuntien omistama yhtiö, eikä sen järjestelmän hankinta vaatinut kilpailutusta. Sarastialle olisi ollut vaihtoehtoja, mutta käyttöönotto olisi ollut hitaampaa.
– Mikä tahansa muu vaihtoehto olisi vaatinut julkiseen hankintamenettelyyn menemistä, joka olisi vaatinut 1–2 vuotta, Rusama sanoo.
Gros sanoo, että Sarastian vahvuuksiin kuului yrityksen toiminta pääkaupunkiseudulla.
– Yksi vaihtoehto olisi ollut Monetra, jolla oli sama konsepti. Mutta emme olleet varmoja heidän halukkuudestaan siirtyä pääkaupunkiseudulle. Sarastia oli uusi ja vakuuttava.
Monetra on Oulun, Tampereen, Kuopion ja Jyväskylän perustama yhtiö.
Kaupunki oli varautunut palkkajärjestelmän käyttöönotossa ”suuriin lisäresurssitarpeisiin”. Heinäkuussa kaupunki kertoi, että jo kevään aikana oli tehty useita korjausliikkeitä. Kaupungin mukaan haasteiden laajuutta ei pystytty ennakoimaan.
Eikö käyttöönoton valmisteluvaiheessa todella huomattu, että nykyinen kaaos olisi syntymässä?
– Tarkoitus oli, ettemme kompastuisi Espoon kanssa samoihin ongelmiin. Kompastuimme kuitenkin Helsingin kaupungin suuruuteen, eikä järjestelmä pyörinyt tässä ympäristössä. Emme olleet tarpeeksi kykeneviä kouluttamaan ihmisiä eikä ongelmia pystytty ennakoimaan, Gros kommentoi.
Miten on mahdollista, ettei ongelmia huomattu?
– Meillä oli aluksi huoli, miten järjestelmä mahtaa kestää Helsingissä. Mutta Espoon kokemukset ja yhdessä tekeminen rauhoittivat. Ei ollut olemassa Espoota parempaa benchmarkia, Gros sanoo.
Kaupunginvaltuusto ei käsitellyt Sarastian hankkimista lainkaan. Pormestari Jan Vapaavuoren (kok.) johtama kaupunginhallituksen konsernijaosto päätti Sarastiaan liittymisestä lokakuussa 2020. Päätöksentekoon osallistunut apulaispormestari Nasima Razmyar (sd.) on useaan otteeseen penännyt vastuun ottajaa.
Kuka kaupungilta ottaa vastuun palkanmaksun kaaoksesta?
– Minut on nimetty kesällä kriisijohtamisen vastuuhenkilöksi. Minä hoidan tätä toimintaa ja kriisien ratkaisua, henkilöstöjohtaja Nina Gros sanoo.
Pystytäänkö nyt varmuudella sanomaan, että jokin asia olisi pitänyt tehdä toisin?
– Pormestari on päättänyt, että tästä tehdään ulkoinen selvitys ja juurisyyt käydään huolella läpi, Rusama sanoo.
Rusama korostaa, että julkisen sektorin järjestelmämuutokset ovat vaikeita.
– Päätökset on tehty aina parhaan sen hetkisen ymmäryksen varassa. Oppi on se, että olemme aliarvioineet toimintatapamuutoksen haastavuuden. Näin isossa organisaatiossa sellaiseen pitää panostaa merkittävästi.
Kaupunginhallituksen konsernijaosto hyväksyi Sarastia Oy:n osakassopimuksen lokakuussa 2020. Tämä mahdollisti järjestelmähankinnan, jonka kansliapäällikkö Sami Sarvilinna hyväksyi marraskuussa 2020.
Konsernijaoston kokoukseen osallistuivat Jan Vapaavuori (kok.), Juha Hakola (kok.), Veronika Honkasalo (vas.) Mikko Kiesiläinen (vihr.), Mika Raatikainen (ps.), Nasima Razmyar (sd.), Tomi Sevander (sd.), Ulla-Marja Urho (kok.) ja Mikko Särelä (vihr.)
Päätoimittaja Kannala: Henkilöstöjohtaja Nina Grosin kannattaisi vakavasti harkita lähtöä
Kokoaikaista työaikaa tekevä järkyttyi: "Maksetaan: 0,00 euroa" – Kaupungin palkkasekoilu jatkuu