Kaupunki luotti automatiikkaan ja uskoi, ettei kukaan tee virheitä.
Helsinki teki mittavan muutoksen palkanlaskennassaan, kun se otti käyttöön uuden järjestelmän. Palkat laskee edelleen kaupungin taloushallintopalvelu (Talpa), mutta monet prosessin osat digitalisoitiin.
– Toiminta perustuu tietojen syöttämiseen oikein alkulähteillä ja on kriittistä, että tiedot syötetään oikein. Jos alussa tehdään virhe, palkka menee maksuun väärillä tiedoilla, Helsingin palkanlaskennan vakauttamishankkeen johtaja Kirsti Laine-Hendolin kuvaa.
Ongelman ydin on, että tietoja syöttää järjestelmään nyt yli 2 000 esihenkilöä, kaupungin mukaan näin ison määrän perehdyttäminen tehtävään on ollut haastavaa.
Virhelähteiden analyysissa paljastui, että 17 prosenttia virheistä syntyy juuri esitietojen syöttämisessä. Luultavasti luku on paljon suurempi, sillä kaikkiin korjattuihin virheisiin ei ole tilastoitu virhelähdetietoa.
Kun virhe syntyy, sen korjaaminen ei ole järin helppoa.
– Siihen tarvitaan järjestelmätoimittajan ja taloushallinnon työpanos sekä varmistus esimieheltä.
Palkanmaksuongelmien ratkaisemisesta reilun kuukauden vastannut Laine-Hendolin on päätynyt siihen, että palkkaprosessin alkuvaiheeseen tarvitaan lisää konkreettista tukea.
– Tarvitaan neuvontaa, että esihenkilöt saisivat tuen silloin, kun sitä tarvitsevat, mutta myös jonkin työvaiheen keskittämistä toisten tehtäväksi. Tarvitaan lisää tekeviä käsiä.
– Olen myös oppinut, että täysin virheetöntä palkanlaskentaa ei 38 000 ihmisen organisaatiossa ole. Meidän on siedettävä jonkin verran virheitä, mutta vain pieniä ja yksittäisiä, ei isoja ryhmiä koskettavia.
Kaupungilla oli korjaamattomia palkka- ja muitavirheitä marraskuun alussa 8 200. Tilanne ei ole juurikaan parantunut syksyn aikana. Kokonaan puuttuvia palkkoja oli tarkastelupäivänä 62.
Analyysin mukaan Sarastian ohjelmasta johtuvia virheitä oli vain 4 prosenttia. Palkanlaskennassa tapahtuvia inhimillisiä virheitä todettiin 12 prosentissa tapauksista. 11 prosentissa todettiin, että virhettä ei ollutkaan tapahtunut tai se oli jo korjattu.
7 prosentissa tapauksista oli tapahtunut konversiovirhe, kun vanhan järjestelmän tiedot oli siirretty uuteen.
Kaupunki lupaa korjata kokonaan puuttuvat palkat kahdessa työpäivässä ja osittain puuttuvat viidessä.
Rahallista vahinkoa kärsineille työntekijöille kaupunki voi maksaa erillisestä hakemuksesta vahingonkorvausta, esimerkiksi jos työntekijälle on tullut lainojen käsittelykuluja. Lisäksi kaupunki korvaa viivästyskorot ja maksaa erillisen kertaluonteisen viivästysmaksun.
Helsinki yrittää selättää palkanmaksun 8 200 tapauksen virheet vuoden loppuun mennessä ja sujuvoittaa prosessia niin, että ongelmat vähenisivät asteittain. Korjattavaa jää vuoden 2023 puolellekin.
– Meillä on yli 20 projektia, joilla tilannetta vakautetaan. Siitä ei voi tinkiä, että palkat maksetaan oikein oikeina ajankohtina, ja että tiedot menevät viranomaisille oikein.
